Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Comprender la estructura, principios fundamentales y ámbito de aplicación de la Ley 21.442 y su reglamento.
Identificar los derechos, deberes y responsabilidades de los copropietarios, arrendatarios, el comité de administración y el administrador, según la nueva normativa.
Analizar los principales cambios introducidos por la Ley 21.442 en comparación con la legislación anterior (Ley 19.537).
Aplicar los procedimientos establecidos por la ley y su reglamento para la correcta convocatoria y desarrollo de asambleas de copropietarios, la toma de decisiones y la ejecución de acuerdos.
Gestionar adecuadamente los bienes comunes, los gastos comunes (ordinarios y extraordinarios) y el fondo de reserva, de acuerdo con las disposiciones de la nueva ley.
Reconocer los mecanismos de resolución de conflictos y el régimen de sanciones aplicables en el marco de la Ley 21.442.
Implementar prácticas de administración transparentes y eficientes, en cumplimiento con las exigencias de la normativa vigente. |
Introducción a la Nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria (Ley 21.442):
Contexto y necesidad de la nueva ley.
Principios rectores y objetivos principales.
Ámbito de aplicación: condominios y tipos de unidades.
Derogación de la Ley 19.537 y régimen de transición (si aplica).
El Reglamento de Copropiedad bajo la Ley 21.442:
Importancia y obligatoriedad.
Contenido mínimo exigido por la ley.
Proceso de elaboración, modificación y protocolización.
Inscripción en el Registro de Copropiedad Inmobiliaria.
De los Copropietarios y otros Ocupantes:
Derechos y obligaciones de los copropietarios.
Obligaciones de los arrendatarios y otros ocupantes.
Uso y goce de las unidades y los bienes comunes.
Órganos de Administración y sus Funciones:
La Asamblea de Copropietarios:
Tipos de asambleas (ordinarias y extraordinarias).
Materias de cada tipo de asamblea.
Citación, quórums de constitución y de acuerdo.
Adopción de acuerdos y su impugnación.
Modalidades de asambleas (presenciales, telemáticas o mixtas según reglamento).
El Comité de Administración:
Designación, composición y requisitos.
Facultades y responsabilidades.
Representación de la asamblea.
El Administrador:
Designación, requisitos y cese de funciones.
Facultades, obligaciones y responsabilidades (administrativas, financieras, legales).
Rendición de cuentas.
Registro Nacional de Administradores de Condominios.
Bienes Comunes y Gastos Comunes:
Identificación y clasificación de los bienes comunes.
Desafectación y enajenación de bienes comunes.
Definición y tipos de gastos comunes (ordinarios y extraordinarios).
Criterios de contribución y prorrateo.
Obligación de pago y mecanismos de cobro (ejecutividad).
El Fondo Común de Reserva: constitución, uso y administración.
Seguridad y Convivencia en el Condominio:
Medidas de seguridad y planes de emergencia.
Normas de convivencia y su regulación.
Tenencia de mascotas y animales.
Modificaciones, Reparaciones y Mejoras:
Modificaciones en unidades privativas y en bienes comunes.
Reparaciones necesarias y urgentes.
Mejoras y obras nuevas.
Infracciones, Multas y Resolución de Conflictos:
Tipos de infracciones a la ley y al reglamento.
Procedimiento para la aplicación de multas.
Mecanismos de solución de controversias (mediación, arbitraje, juzgados de policía local).
Aspectos Clave del Reglamento de la Ley 21.442:
Análisis de las disposiciones complementarias y operativas del reglamento.
Procedimientos y formularios tipo (si existen).
Fiscalización y Transparencia:
Obligaciones de transparencia en la administración.
Acceso a la información por parte de los copropietarios. |
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Entendido. Aquí tienes una propuesta de "Objetivos" y "Contenidos" para un módulo de "Ley Laboral en Condominios", enfocado en las particularidades del empleo en este sector dentro del marco legal chileno.
Módulo: Legislación Laboral Aplicada a Condominios
Objetivos del Módulo:
Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Identificar las principales normativas del Código del Trabajo chileno y leyes complementarias que regulan las relaciones laborales en el contexto de condominios.
Distinguir los diferentes tipos de contratos de trabajo aplicables al personal de condominios (conserjes, personal de aseo, administrativos, etc.) y sus formalidades.
Administrar correctamente las jornadas de trabajo, incluyendo turnos, horas extraordinarias y descansos, considerando las particularidades de roles como el de conserje.
Calcular y gestionar las remuneraciones, descuentos legales, cotizaciones previsionales (AFP, Salud, Seguro de Cesantía) y otros beneficios laborales.
Aplicar los procedimientos legales para la terminación de contratos de trabajo, incluyendo el cálculo de finiquitos e indemnizaciones.
Comprender y velar por el cumplimiento de las normativas de higiene y seguridad en el trabajo dentro de las instalaciones del condominio.
Reconocer los derechos y deberes de empleadores (comunidad/comité) y trabajadores en el condominio, promoviendo relaciones laborales justas y conformes a la ley. |
Marco General del Derecho Laboral en Chile:
Principios fundamentales del Derecho del Trabajo.
Fuentes del Derecho Laboral (Constitución, Código del Trabajo, Leyes Especiales, Contratos Colectivos, etc.).
Rol de la Dirección del Trabajo y otros organismos fiscalizadores.
El Contrato de Trabajo en Condominios:
Definición y elementos esenciales del contrato de trabajo.
Tipos de contrato: Indefinido, a plazo fijo, por obra o faena. Su pertinencia en condominios.
Formalidades del contrato: escrituración, contenido mínimo, registro.
Modificación y actualización de contratos de trabajo.
Casos especiales: Contratación de administradores como empleados.
Jornada de Trabajo, Descansos y Horas Extraordinarias:
Jornada ordinaria de trabajo: Límites y distribución.
Jornadas especiales: Aplicación a conserjes y personal con sistemas de turnos.
Descansos: Dentro de la jornada, semanal, feriados.
Horas extraordinarias: Cálculo, pago y límites.
Remuneraciones y Beneficios:
Concepto de remuneración: Sueldo base, sobresueldo, comisiones, participaciones, gratificación legal.
Ingreso Mínimo Mensual.
Semana corrida (si aplica).
Descuentos legales obligatorios (previsionales, impuestos).
Otros descuentos permitidos y prohibidos.
Liquidación de sueldo: Contenido y formalidades.
Asignaciones (colación, movilización) y su naturaleza.
Cotizaciones Previsionales y Seguridad Social:
Sistema de Pensiones (AFP).
Sistema de Salud (FONASA e ISAPRE).
Seguro de Cesantía.
Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales (Ley 16.744) y la Mutualidad.
Feriado Anual y Permisos Legales:
Derecho a feriado anual: Duración, progresividad, formalidades.
Permisos pagados establecidos por ley (nacimiento, matrimonio, defunción, etc.).
Licencias médicas: Tramitación y efectos.
Protección a la Maternidad, Paternidad y Vida Familiar:
Fuero maternal y derechos asociados.
Permisos de pre y postnatal.
Derechos del padre trabajador.
Sala cuna (obligaciones según número de trabajadoras).
Término del Contrato de Trabajo:
Causales de terminación según el Código del Trabajo (Art. 159, 160, 161).
Formalidades del despido y la renuncia.
Carta de aviso previo o su omisión.
Indemnizaciones legales: Por años de servicio, sustitutiva del aviso previo, etc.
Finiquito: Contenido, otorgamiento y reserva de derechos.
Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad:
Obligatoriedad de contar con Reglamento Interno (según número de trabajadores).
Contenido mínimo.
Proceso de elaboración, publicación y registro.
Comité Paritario de Higiene y Seguridad (si aplica).
Subcontratación y Empresas de Servicios Transitorios (EST) en Condominios:
Concepto y regulación de la subcontratación (Ley 20.123).
Responsabilidades de la empresa principal (condominio) y del contratista.
Uso de EST para servicios específicos.
Fiscalización y Sanciones Laborales:
Facultades de la Dirección del Trabajo.
Procedimientos de fiscalización.
Sanciones por incumplimiento de la normativa laboral. |
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Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Organizar y mantener eficientemente los registros, archivos y la documentación administrativa esencial del condominio.
Gestionar la comunicación interna (con residentes, comité) y externa (con proveedores, municipalidad) de manera clara, profesional y oportuna.
Ejecutar y supervisar tareas administrativas de apoyo a la gestión financiera, como el seguimiento de gastos comunes y la coordinación de pagos a proveedores.
Coordinar y supervisar los servicios de proveedores externos, asegurando el cumplimiento de contratos y la calidad del servicio.
Aplicar protocolos y procedimientos para la operación efectiva de la recepción o conserjería, incluyendo el control de acceso, la gestión de correspondencia y la atención a residentes y visitantes.
Utilizar herramientas tecnológicas básicas para optimizar las tareas administrativas y de comunicación en la comunidad.
Brindar una atención de alta calidad a los residentes y visitantes, manejando consultas, solicitudes y situaciones conflictivas de forma profesional. |
Fundamentos de la Administración en Condominios:
Rol y responsabilidades de la administración administrativa.
Interacción con el Administrador principal, el Comité de Administración y los copropietarios.
Importancia de la planificación y organización administrativa.
Gestión Documental y de Archivos:
Tipos de documentos relevantes en un condominio (actas de asamblea, reglamento de copropiedad, contratos de trabajo, facturas, boletas, correspondencia, planos, manuales de equipos, etc.).
Sistemas de organización de archivos físicos y digitales.
Técnicas para el mantenimiento, actualización y respaldo de la información.
Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales en el manejo de información de residentes.
Comunicación Efectiva en la Comunidad:
Canales de comunicación formales e informales (carteleras informativas, circulares, correos electrónicos, grupos de mensajería autorizados, software de gestión comunitaria).
Redacción y difusión de comunicados, avisos, citaciones y actas.
Protocolos para la recepción y gestión de solicitudes, consultas, quejas y reclamos (PQR).
Técnicas de atención telefónica y presencial profesional.
Apoyo a la Gestión Financiera y de Cobranzas:
Conceptos básicos: presupuesto del condominio, gastos comunes (ordinarios y extraordinarios), fondo de reserva.
Procedimientos para el registro y control de ingresos (gastos comunes) y egresos (pago a proveedores).
Seguimiento de la morosidad en gastos comunes: recordatorios, notificaciones.
Manejo y rendición de caja chica (si aplica en recepción/administración).
Organización de documentación para la contabilidad y auditorías.
Coordinación y Gestión de Proveedores y Servicios Generales:
Proceso de búsqueda, cotización y selección de proveedores (mantenimiento, aseo, seguridad, reparaciones, etc.).
Elaboración y seguimiento de órdenes de trabajo.
Coordinación de accesos y supervisión de trabajos de personal externo.
Recepción de facturas, control de cumplimiento y gestión de pagos.
Manejo básico de inventarios de insumos y materiales del condominio.
Operaciones de Recepción y Conserjería:
Protocolos de bienvenida, atención e información a residentes y visitantes.
Control de acceso: registro de visitas, vehículos, personal de servicios, mudanzas.
Gestión y entrega de correspondencia, paquetería y encargos.
Manejo del libro de novedades o bitácora digital: registro de incidentes y eventos relevantes.
Coordinación y registro de reservas y uso de espacios comunes (salones de eventos, quinchos, etc.).
Procedimientos básicos de seguridad y emergencia en recepción.
Atención al Residente y Calidad del Servicio:
Principios de orientación al cliente y excelencia en el servicio.
Escucha activa y empatía en la interacción con residentes.
Técnicas para el manejo de situaciones difíciles, quejas o residentes alterados.
Importancia de la proactividad en la identificación y solución de problemas.
Herramientas Tecnológicas para la Administración y Recepción:
Uso de software de administración de condominios (funciones básicas: registro de residentes, comunicación, gestión de incidencias, reservas).
Manejo de herramientas ofimáticas: procesadores de texto, hojas de cálculo, correo electrónico, calendarios compartidos.
Sistemas de control de acceso digital (si existen). |
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Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Utilizar eficientemente procesadores de texto para la creación, edición, formato y gestión de documentos profesionales de oficina.
Emplear planillas de cálculo para organizar datos, realizar cálculos mediante fórmulas y funciones básicas, y generar gráficos simples para la presentación de información.
Gestionar la comunicación por correo electrónico de manera profesional y organizada, aplicando buenas prácticas de redacción, seguridad y administración de la información.
Comprender los conceptos fundamentales de la inteligencia artificial (IA) aplicada e identificar herramientas y funcionalidades basadas en IA que pueden optimizar tareas administrativas y la productividad en la oficina.
Reconocer los tipos y funcionalidades generales de las plataformas administrativas comúnmente utilizadas en entornos de oficina para la gestión de información y procesos |
Procesadores de Texto (Ej. Microsoft Word, Google Docs):
Interfaz, herramientas y menús principales.
Creación, guardado y apertura de documentos.
Formato de texto: fuentes, tamaños, estilos, alineación, sangrías, interlineado.
Formato de párrafos y páginas: márgenes, encabezados, pies de página, numeración.
Inserción y edición de tablas, imágenes y otros objetos.
Uso de plantillas y estilos predefinidos.
Herramientas de revisión: ortografía, gramática, control de cambios.
Combinación de correspondencia (conceptos básicos).
Configuración para impresión y exportación a PDF.
Planillas de Cálculo (Ej. Microsoft Excel, Google Sheets):
Introducción a la interfaz: celdas, filas, columnas, hojas, libros.
Ingreso y edición de datos: texto, números, fechas.
Formato de celdas y datos: bordes, sombreado, tipos de número.
Fórmulas básicas: operadores aritméticos (+, -, *, /).
Funciones fundamentales: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX, MIN, SI (condicional básico).
Referencias de celda: relativas, absolutas y mixtas (concepto básico).
Creación de gráficos simples (barras, líneas, circulares) a partir de datos.
Ordenamiento y filtrado básico de datos.
Configuración de página e impresión de planillas.
Gestión de Correo Electrónico (Ej. Outlook, Gmail):
Configuración básica y familiarización con la interfaz.
Redacción, envío y recepción de correos electrónicos.
Manejo de archivos adjuntos: enviar y recibir.
Etiqueta en el correo electrónico (Netiqueta): profesionalismo, claridad, concisión.
Organización de correos: carpetas, etiquetas, filtros y reglas.
Gestión de contactos y libretas de direcciones.
Uso del calendario: programación de reuniones y recordatorios.
Seguridad en el correo electrónico: identificación de spam, phishing y correos maliciosos; importancia de contraseñas seguras.
Introducción a la Inteligencia Artificial (IA) Aplicada en la Oficina:
Conceptos básicos: ¿Qué es la IA? ¿Qué es el Aprendizaje Automático (Machine Learning)?
Ejemplos de IA en herramientas ofimáticas y de uso diario:
Correctores ortográficos y gramaticales avanzados.
Sugerencias de texto y autocompletado (ej. Smart Compose en Gmail).
Asistentes virtuales básicos (ej. para programar reuniones, recordatorios).
Herramientas de traducción automática.
Reconocimiento de voz para dictado.
Potencial de la IA para la optimización de tareas administrativas:
Automatización de entrada de datos (conceptual).
Chatbots para respuestas a preguntas frecuentes.
Clasificación y organización inteligente de documentos e información.
Consideraciones éticas básicas y limitaciones actuales.
Visión General de Plataformas Administrativas Existentes:
Concepto y propósito de las plataformas de gestión.
Tipos comunes de plataformas (breve descripción y ejemplos de uso en oficinas):
Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) - Nivel introductorio.
Sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) - Nivel introductorio.
Sistemas de Gestión Documental (DMS).
Software de gestión de proyectos.
Plataformas colaborativas y de comunicación interna.
Software específico para administración de comunidades/condominios (mención general de su existencia y propósito, si el curso tiene ese enfoque).
Beneficios de utilizar plataformas administrativas: centralización de información, mejora de la eficiencia, automatización de procesos, generación de reportes. |
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De acuerdo. Aquí tienes una propuesta de "Objetivos" y "Contenidos" para un módulo de "Contabilidad en Condominios", que abarca los temas que has especificado: cálculo y contabilidad de gastos comunes, remuneraciones, horas extras, finiquitos, control de gastos y flujos de caja.
Módulo: Contabilidad y Gestión Financiera en Condominios
Objetivos del Módulo:
Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Aplicar los principios contables básicos y la normativa vigente para el registro y control de las operaciones financieras de un condominio.
Calcular y distribuir correctamente los gastos comunes entre los copropietarios, de acuerdo con el reglamento de copropiedad y la ley.
Realizar la contabilidad de los ingresos por gastos comunes y de todos los egresos del condominio, manteniendo registros ordenados y respaldados.
Calcular remuneraciones, horas extras, cotizaciones previsionales y finiquitos del personal del condominio, conforme a la legislación laboral y previsional chilena.
Implementar mecanismos de control de gastos y elaborar presupuestos básicos para la gestión financiera de la comunidad.
Preparar y analizar flujos de caja simples para monitorear la liquidez y apoyar la toma de decisiones financieras del condominio.
Elaborar informes financieros básicos para la rendición de cuentas a la asamblea de copropietarios y al comité de administración. |
Fundamentos de Contabilidad Aplicada a Condominios:
Introducción a la contabilidad: conceptos básicos (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos).
Importancia de la contabilidad en la administración de condominios.
Documentos mercantiles y de respaldo: facturas, boletas de honorarios, comprobantes de egreso/ingreso, liquidaciones de sueldo, etc.
Libros contables básicos para condominios (Libro de Ingresos y Egresos, Libro Caja, Libro Banco – si aplica).
Plan de cuentas simplificado para condominios.
Gestión y Contabilización de Gastos Comunes:
Definición legal y tipos de gastos comunes: ordinarios y extraordinarios.
Criterios para la determinación y cálculo del gasto común.
Prorrateo de gastos comunes: métodos según alícuotas o lo establecido en el reglamento de copropiedad.
Elaboración y emisión de los avisos de cobro de gastos comunes.
Registro contable de los ingresos por recaudación de gastos comunes.
Manejo de la morosidad: registro, seguimiento y acciones de cobro.
El Fondo Común de Reserva: obligatoriedad, cálculo, uso y contabilización.
Fondo de Imprevistos y otros fondos específicos.
Contabilización de Egresos y Control de Gastos:
Identificación y clasificación de los egresos del condominio (remuneraciones, mantenimiento, reparaciones, servicios básicos, seguros, honorarios, etc.).
Proceso de validación y autorización de pagos.
Registro contable de los egresos: pago a proveedores, servicios, etc.
Conciliación bancaria: concepto y procedimiento básico.
Elaboración y seguimiento del presupuesto anual de gastos del condominio.
Implementación de controles internos para la gestión de gastos.
Cálculo de Remuneraciones del Personal del Condominio:
Conceptos clave: sueldo base, ingreso mínimo mensual, gratificación legal, asignaciones (movilización, colación), bonos.
Cálculo de horas extraordinarias: base de cálculo, recargos legales.
Descuentos legales: cotizaciones previsionales (AFP, Salud/Fonasa, Seguro de Cesantía), impuesto único de segunda categoría (si aplica).
Elaboración de liquidaciones de sueldo.
Registro contable de las remuneraciones y leyes sociales.
Cálculo de Finiquitos:
Causales de término del contrato de trabajo.
Conceptos a incluir en un finiquito: indemnización por años de servicio (si corresponde), indemnización sustitutiva del aviso previo (si corresponde), feriado anual y proporcional.
Base de cálculo para las indemnizaciones.
Formalidades y plazos para el pago del finiquito.
Registro contable de los finiquitos.
Flujo de Caja (Cash Flow):
Definición e importancia del flujo de caja para la gestión del condominio.
Componentes: ingresos efectivos y egresos efectivos.
Elaboración de un flujo de caja simple: estructura y metodología.
Proyección de flujo de caja a corto plazo.
Análisis del flujo de caja para la toma de decisiones y gestión de la liquidez.
Informes Financieros y Rendición de Cuentas:
Preparación de informes periódicos de ingresos y egresos para el Comité de Administración.
Elaboración del estado de cuenta individual de gastos comunes por unidad.
Confección de la rendición de cuentas anual para la Asamblea de Copropietarios: contenido y presentación.
Transparencia en la gestión financiera. |
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Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Interpretar y analizar detalladamente las cartolas bancarias para identificar, clasificar y verificar todas las transacciones financieras del condominio.
Realizar conciliaciones bancarias de manera sistemática y precisa, comparando los movimientos bancarios con los registros contables internos para asegurar la exactitud de la información financiera.
Gestionar eficientemente los ingresos y egresos a través de las cuentas bancarias del condominio, aplicando procedimientos de control y registro adecuados.
Utilizar la información de los movimientos bancarios y las conciliaciones para elaborar y monitorear el flujo de caja del condominio, apoyando la planificación financiera.
Aplicar buenas prácticas de seguridad en la gestión de la banca en línea y en el manejo de los instrumentos financieros del condominio. |
Introducción a la Gestión Bancaria en Condominios:
Rol e importancia de las cuentas bancarias en la administración de una comunidad.
Tipos de cuentas bancarias y productos financieros relevantes para condominios (cuenta corriente, cuenta de ahorro, depósitos a plazo, etc.).
Requisitos para la apertura y manejo de cuentas bancarias a nombre de la comunidad.
Gestión de firmas autorizadas, poderes y responsabilidades en el manejo bancario.
Análisis de Cartolas Bancarias (Extractos de Cuenta):
Estructura y componentes de una cartola bancaria: saldos, fechas, descripción de movimientos.
Identificación y clasificación de transacciones:
Abonos: depósitos de gastos comunes, transferencias recibidas, intereses ganados.
Cargos: giros, transferencias emitidas, pago de cheques, comisiones bancarias, impuestos.
Interpretación de glosas y códigos de transacción bancarios.
Verificación de saldos y detección temprana de movimientos inusuales o no autorizados.
Conciliación Bancaria:
Definición, propósito e importancia de la conciliación bancaria periódica.
Metodología paso a paso:
Cotejo de la cartola bancaria con el libro banco (o registros contables equivalentes) del condominio.
Identificación de partidas no correspondidas (partidas en conciliación):
Depósitos en tránsito.
Cheques girados y no cobrados.
Notas de débito (cargos bancarios) no registradas por el condominio.
Notas de crédito (abonos bancarios) no registradas por el condominio.
Errores del banco o del condominio.
Elaboración del informe de conciliación bancaria.
Ajustes contables derivados de la conciliación.
Frecuencia recomendada para realizar conciliaciones (mensual, quincenal).
Gestión de Ingresos y Egresos a Través del Banco:
Ingresos Bancarios:
Recepción y verificación de pagos de gastos comunes mediante transferencias, depósitos, u otros medios electrónicos.
Identificación de depositantes y aplicación a las unidades correspondientes.
Registro de los ingresos en el libro banco y/o sistema contable.
Egresos Bancarios:
Medios de pago: transferencias electrónicas (TEF), cheques, pagos automáticos (PAC).
Procedimientos de autorización y control para la emisión de pagos.
Registro y respaldo documental de todos los egresos bancarios.
Control de chequeras y cheques girados.
Flujo de Caja y su Relación con la Gestión Bancaria:
Construcción de un flujo de caja basado en los movimientos bancarios reales.
Identificación de ingresos y egresos efectivos (movimientos de caja).
Análisis de saldos bancarios para determinar la liquidez disponible.
Proyección de saldos bancarios a corto plazo.
Uso del flujo de caja para la planificación de pagos a proveedores, remuneraciones y otros compromisos.
Banca en Línea y Seguridad de Transacciones:
Uso de portales de banca en línea para consultas de saldos, movimientos, transferencias y otros servicios.
Configuración y gestión de perfiles de usuario y autorizaciones en la banca en línea.
Medidas de seguridad fundamentales:
Creación y resguardo de contraseñas robustas.
Uso de dispositivos de seguridad (tokens, claves dinámicas).
Precauciones contra el phishing, malware y otros fraudes electrónicos.
Revisión periódica de la actividad de la cuenta y configuración de alertas.
Manejo seguro de información bancaria confidencial. |
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Al finalizar este módulo, los participantes serán capaces de:
Identificar las principales instalaciones y equipos críticos de un condominio (ascensores, calderas, bombas, sistemas de seguridad, etc.) y comprender su funcionamiento general y su importancia para la comunidad.
Desarrollar y supervisar planes de mantenimiento preventivo y correctivo para las instalaciones y equipos, priorizando la seguridad, la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.
Elaborar solicitudes de servicio claras y precisas para la contratación de especialistas y empresas de mantenimiento, especificando los requerimientos técnicos y alcances del trabajo.
Evaluar propuestas de servicio y gestionar contratos con proveedores técnicos, velando por la calidad, costos y cumplimiento de los acuerdos.
Supervisar la ejecución de trabajos de mantenimiento y reparación, verificando la calidad y el cumplimiento de las normativas de seguridad aplicables.
Comprender los protocolos básicos de actuación ante fallas comunes o emergencias en las instalaciones, y saber cuándo y cómo solicitar asistencia especializada. |
Introducción a la Gestión de Operaciones e Instalaciones en Condominios:
El rol del administrador en la gestión de activos físicos.
Impacto del mantenimiento en la seguridad, plusvalía y calidad de vida de los residentes.
Tipos de mantenimiento: preventivo, correctivo y predictivo (a nivel conceptual y de gestión).
Creación y manejo de un inventario de instalaciones y equipos clave del condominio.
Importancia de las bitácoras y registros de mantenimiento.
Gestión de Mantenimiento de Ascensores:
Componentes básicos de un ascensor y su función (entendimiento general para la gestión).
Normativa legal y de seguridad vigente para ascensores (certificaciones obligatorias).
El contrato de mantenimiento de ascensores: qué incluir, cómo seleccionar proveedores, responsabilidades.
Planificación de mantenimientos preventivos y seguimiento.
Protocolo para solicitar revisiones, reparaciones y gestionar emergencias (personas atrapadas, fallas).
Criterios para evaluar la necesidad de modernizaciones.
Gestión de Mantenimiento de Sistemas de Calderas y Agua Caliente Sanitaria (ACS):
Tipos comunes de calderas en condominios y su funcionamiento básico.
Normativa de seguridad y certificaciones (SEC) aplicables.
Elementos clave de un plan de mantenimiento preventivo para calderas y sistemas de ACS.
Identificación de señales de mal funcionamiento y cuándo solicitar asistencia técnica especializada.
Gestión de contratos con servicios técnicos para calderas.
Nociones de eficiencia energética y optimización del consumo.
Gestión de Mantenimiento de Sistemas de Bombeo:
Tipos de bombas y su aplicación en condominios (agua potable, impulsión de aguas servidas, piscinas, sistemas contra incendios).
Aspectos clave del mantenimiento preventivo de bombas y tableros de control.
Reconocimiento de problemas comunes (ruidos, vibraciones, fugas, pérdida de presión) para solicitar servicio.
Coordinación con técnicos para la reparación y reemplazo de bombas.
Gestión de Otras Instalaciones y Equipamientos Esenciales:
Sistemas Eléctricos: Comprensión básica de tableros generales, protecciones, iluminación de áreas comunes. Gestión de mantenimiento de generadores (grupos electrógenos).
Sistemas de Seguridad: CCTV, alarmas, cercos eléctricos, portones automáticos, citofonía. Contratación y supervisión de servicios de mantención.
Piscinas: Componentes principales (bombas, filtros). Coordinación del mantenimiento y tratamiento del agua.
Sistemas de Riego y Áreas Verdes: Gestión del mantenimiento.
Sistemas Contra Incendios: Red húmeda, red seca, extintores, detectores de humo. Verificación de vigencia y certificaciones.
Infraestructura General: Nociones sobre inspección y mantenimiento básico de techumbres, fachadas, desagües.
Elaboración de Planes de Mantenimiento y Presupuesto:
Cómo desarrollar un calendario de mantenimiento preventivo anual.
Priorización de tareas de mantenimiento.
Estimación de costos y elaboración del presupuesto de mantenimiento.
Seguimiento y control presupuestario de las actividades de mantenimiento.
Gestión de Proveedores y Contratación de Servicios Técnicos:
Proceso para solicitar y comparar cotizaciones de servicios especializados.
Criterios para la selección de proveedores (experiencia, certificaciones, referencias, costos).
Elementos clave de un contrato de prestación de servicios de mantenimiento.
Supervisión de la calidad del trabajo realizado por terceros y recepción conforme de los servicios.
Manejo de garantías.
Protocolos de Seguridad y Emergencias Relacionados con Instalaciones:
Identificación de riesgos comunes en las instalaciones del condominio.
Procedimientos básicos de actuación ante emergencias (fugas de gas, cortes eléctricos prolongados, inundaciones por fallas de bombas, etc.).
Comunicación con residentes y autoridades competentes durante emergencias. |
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Al finalizar el módulo, los participantes serán capaces de:
Identificar y Evaluar Riesgos:
Reconocer los principales riesgos y vulnerabilidades (incendios, sismos, robos, fugas, etc.) específicos del condominio.
Comprender la importancia de la inspección y el mantenimiento preventivo de instalaciones y equipos de seguridad.
Comprender y Aplicar Planes de Emergencia:
Conocer la estructura y componentes de un Plan de Emergencia y un Plan de Evacuación específico para condominios.
Interpretar y aplicar correctamente los procedimientos de actuación establecidos para diferentes tipos de emergencia.
Identificar roles y responsabilidades del personal del condominio y de los residentes durante una emergencia.
Ejecutar Procedimientos de Evacuación Seguros:
Identificar rutas de evacuación, zonas de seguridad y puntos de encuentro designados.
Aplicar técnicas de evacuación seguras, considerando a personas con movilidad reducida, niños y adultos mayores.
Participar activamente y de forma segura en simulacros de evacuación.
Gestionar Recursos en Emergencias:
Identificar los recursos humanos (brigadistas, líderes de piso, personal clave) y materiales (extintores, botiquines, sistemas de alarma, comunicaciones) disponibles para la respuesta a emergencias.
Aplicar criterios para la asignación y optimización de recursos durante una crisis.
Establecer y mantener comunicaciones efectivas internas y externas durante una emergencia.
Actuar ante Siniestros Específicos:
Describir los protocolos de actuación inicial ante incendios, incluyendo el uso básico de extintores (si aplica y se capacita prácticamente).
Aplicar medidas de autoprotección y respuesta inicial ante sismos.
Reconocer y activar los protocolos para otros siniestros relevantes (ej. fugas de gas, inundaciones, emergencias médicas básicas hasta la llegada de ayuda profesional).
Fomentar una Cultura de Prevención:
Promover la importancia de la prevención de riesgos y la preparación comunitaria en el condominio.
Contribuir al mantenimiento y actualización de los planes y recursos de emergencia. |
Módulo 1: Fundamentos de Seguridad y Prevención de Riesgos en Condominios
* Conceptos clave: seguridad, prevención, riesgo, vulnerabilidad, amenaza, emergencia, siniestro, desastre.
* Marco legal y normativo básico aplicable a la seguridad en condominios (si existe específico en tu localidad).
* Identificación y análisis de riesgos comunes en condominios:
* Riesgos de incendio (eléctricos, gas, materiales inflamables).
* Riesgos sísmicos (estructurales, caída de objetos).
* Riesgos asociados a instalaciones (ascensores, piscinas, calderas).
* Riesgos de seguridad física (robos, accesos no autorizados).
* Otros riesgos (inundaciones, fugas de gas, emergencias médicas).
* La importancia de la cultura de prevención y el rol de la comunidad.
* Responsabilidades de la administración, comité de administración, personal y residentes.
Módulo 2: Planes de Emergencia y Evacuación
* Planes de Emergencia:
* ¿Qué es un Plan de Emergencia? Objetivos y componentes.
* Diagnóstico de riesgos y recursos.
* Organización de la respuesta: Comité de Emergencia, brigadas (si existen), líderes de piso.
* Protocolos de actuación para diferentes emergencias.
* Sistemas de alarma y comunicación.
* Planes de Evacuación:
* Diseño y señalización de rutas de evacuación.
* Identificación de zonas de seguridad internas y externas.
* Puntos de encuentro: características y gestión.
* Procedimientos de evacuación: fases (detección, alarma, preparación, salida).
* Consideraciones especiales: personas con movilidad reducida, niños, adultos mayores, mascotas.
* Importancia y metodología de los simulacros.
Módulo 3: Gestión de Recursos para Emergencias
* Recursos Humanos:
* Identificación de personal clave: administradores, conserjes, personal de mantenimiento, guardias.
* Organización de brigadas de emergencia (primeros auxilios, combate de incendios, evacuación, comunicación): roles y funciones.
* Capacitación y entrenamiento del personal y residentes voluntarios.
* Coordinación con organismos de respuesta externa (Bomberos, Carabineros, Salud).
* Recursos Materiales:
* Inventario y ubicación de equipos de seguridad:
* Sistemas de detección y alarma de incendios.
* Extintores portátiles: tipos, uso básico, mantenimiento e inspección.
* Gabinetes de incendio / Red húmeda y seca (conocimiento básico).
* Botiquines de primeros auxilios: contenido esencial y revisión.
* Iluminación de emergencia.
* Equipos de comunicación (radios, megáfonos, teléfonos satelitales si aplica).
* Kit de emergencia del condominio y kit individual/familiar.
* Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos.
* Recursos de Comunicación:
* Sistemas de alerta temprana y alarma (sirenas, altavoces).
* Protocolos de comunicación interna (entre personal, con residentes) y externa (con servicios de emergencia, familiares).
* Manejo de la información y vocería en crisis (nociones básicas).
Módulo 4: Actuación ante Siniestros Específicos
* Incendios:
* Prevención de incendios en el condominio.
* Triángulo y tetraedro del fuego. Clases de fuego.
* Métodos de extinción.
* Procedimiento PAS (Proteger, Avisar, Socorrer).
* Uso práctico de extintores (si es posible realizar práctica).
* Evacuación en caso de incendio: cómo actuar ante el humo.
* Sismos / Terremotos:
* Medidas preventivas (aseguramiento de objetos, revisión estructural básica).
* Qué hacer ANTES, DURANTE y DESPUÉS de un sismo.
* Identificación de zonas seguras dentro de las viviendas y en áreas comunes.
* Protocolo de evacuación post-sismo.
* Revisión básica de instalaciones post-sismo (gas, agua, electricidad).
* Otros Siniestros:
* Fugas de gas: identificación, corte de suministro, ventilación, no accionar interruptores.
* Inundaciones: corte de energía, evacuación si es necesario, protección de bienes.
* Emergencias médicas: activación de la cadena de supervivencia, primeros auxilios básicos (qué hacer y qué no hacer mientras llega la ayuda profesional).
* Amenazas de seguridad (robos, intrusiones): prevención, alerta, colaboración con la seguridad.
Módulo 5: Evacuación: Procedimientos y Práctica
* Tipos de evacuación (parcial, total).
* Fases detalladas del proceso de evacuación:
* Detección y Alerta.
* Preparación para la salida.
* Movimiento hacia rutas de evacuación y zonas de seguridad.
* Llegada y gestión del punto de encuentro.
* Conteo y verificación de personas.
* Manejo de situaciones especiales durante la evacuación (pánico, personas que se niegan a evacuar).
* Ejercicios prácticos / Simulacros (si el tiempo y espacio lo permiten, aunque sea un recorrido guiado).
Módulo 6: Post-Emergencia y Cultura Preventiva Continua
* Evaluación de daños y necesidades post-emergencia.
* Restablecimiento de servicios básicos y retorno seguro.
* Análisis de la respuesta: lecciones aprendidas.
* Actualización de planes y recursos.
* La importancia de la capacitación continua y los simulacros periódicos.
* Cómo fomentar y mantener una cultura de prevención y preparación en la comunidad del condominio. |
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Al finalizar el módulo, los participantes serán capaces de:
Comprender los Fundamentos de la Comunicación:
Identificar los elementos clave del proceso de comunicación y su impacto en la efectividad de la interacción.
Reconocer las barreras comunes que dificultan la comunicación y aplicar estrategias para superarlas.
Diferenciar entre comunicación verbal, no verbal y paraverbal, y comprender la importancia de la congruencia entre ellas.
Desarrollar Habilidades Blandas Esenciales:
Aplicar técnicas de escucha activa para fomentar la comprensión mutua y la empatía.
Utilizar la comunicación asertiva para expresar ideas, necesidades y sentimientos de forma clara, respetuosa y firme.
Proporcionar y recibir feedback constructivo orientado a la mejora y al desarrollo personal y del equipo.
Reconocer la importancia de la inteligencia emocional (autoconciencia, autorregulación, empatía) en la comunicación interpersonal.
Gestionar y Resolver Conflictos Constructivamente:
Identificar las causas y tipos de conflictos más comunes en el entorno (laboral/comunitario).
Aplicar un modelo estructurado para la resolución de conflictos, enfocado en soluciones colaborativas (ganar-ganar).
Utilizar técnicas de comunicación efectiva para desescalar tensiones y facilitar el diálogo en situaciones de conflicto.
Gestionar las propias emociones y reconocer las de los demás durante un conflicto para abordarlo de manera más objetiva.
Aplicar Procedimientos de Comunicación:
Conocer y utilizar los canales y procedimientos de comunicación establecidos para diferentes situaciones (ej. reportes, solicitudes, información general, emergencias).
Adaptar el estilo de comunicación a diversos interlocutores (colegas, superiores, residentes, proveedores) y contextos.
Redactar comunicaciones escritas (correos, memos, informes básicos) de manera clara, concisa y profesional, cuando sea aplicable. |
Módulo 1: Principios Fundamentales de la Comunicación Efectiva
* Definición e importancia de la comunicación efectiva.
* El proceso de comunicación: emisor, receptor, mensaje, canal, código, contexto, feedback y ruido.
* Tipos de comunicación:
* Verbal: claridad, lenguaje, tono.
* No verbal: lenguaje corporal (gestos, postura, contacto visual), proxémica.
* Paraverbal: volumen, ritmo, entonación.
* La importancia de la congruencia entre los tipos de comunicación.
* Barreras en la comunicación: físicas, semánticas, psicológicas, culturales, perceptivas.
* Estrategias para superar las barreras y mejorar la fidelidad del mensaje.
* La percepción selectiva y su impacto en cómo entendemos los mensajes.
Módulo 2: Habilidades Blandas para una Comunicación Superior
* Escucha Activa:
* Diferencia entre oír y escuchar.
* Técnicas de escucha activa: parafrasear, reflejar, hacer preguntas abiertas y cerradas, resumir.
* Beneficios de la escucha activa en la construcción de relaciones y la prevención de malentendidos.
* Asertividad:
* Definición: expresar derechos y necesidades respetando a los demás.
* Los tres estilos de comunicación: pasivo, agresivo y asertivo.
* Derechos asertivos.
* Técnicas de comunicación asertiva (ej. técnica del "sándwich" para críticas, mensajes "Yo", disco rayado, banco de niebla).
* Cómo decir "no" de forma asertiva.
* Feedback Constructivo:
* Importancia del feedback para el crecimiento y la mejora.
* Cómo dar feedback efectivo: específico, descriptivo, oportuno, equilibrado, enfocado en la conducta y no en la persona.
* Cómo recibir feedback: escuchar abiertamente, no ponerse a la defensiva, agradecer, pedir clarificación.
* Empatía e Inteligencia Emocional (Introducción):
* Definición de empatía: comprender y compartir los sentimientos de otro.
* La importancia de la empatía en la conexión interpersonal.
* Nociones básicas de inteligencia emocional: autoconciencia, autorregulación emocional, automotivación, empatía y habilidades sociales.
Módulo 3: Resolución de Conflictos
* Definición y naturaleza del conflicto: ¿es siempre negativo?
* Tipos de conflicto: intrapersonales, interpersonales, intragrupales, intergrupales.
* Causas comunes de conflicto: mala comunicación, diferencias de valores/intereses, recursos limitados, percepciones erróneas, roles ambiguos.
* Estilos de manejo de conflictos (según Thomas-Kilmann u otro modelo):
* Competitivo (ganar-perder)
* Colaborativo (ganar-ganar)
* Comprometido (negociar)
* Evasivo (evitar)
* Complaciente (ceder)
* Ventajas y desventajas de cada estilo y cuándo usarlos.
* Proceso de Resolución de Conflictos (Modelo práctico):
1. Identificar y definir el problema (separar personas del problema).
2. Comprender las necesidades e intereses de todas las partes.
3. Generar posibles soluciones (lluvia de ideas).
4. Evaluar las soluciones y seleccionar la más adecuada (consenso, acuerdo).
5. Implementar la solución y realizar seguimiento.
* Técnicas de comunicación para la negociación y mediación básica.
* Manejo de emociones durante el conflicto: técnicas de autorregulación.
Módulo 4: Procedimientos y Aplicación Práctica de la Comunicación
* Comunicación en el Entorno Específico (ej. Condominio / Empresa):
* Identificación de los canales de comunicación formales (reuniones, correos oficiales, circulares, libro de novedades) e informales.
* Protocolos y procedimientos para:
* Reportar problemas, incidentes o averías.
* Realizar solicitudes (información, servicios, permisos).
* Comunicar decisiones, normativas o cambios.
* Atención a usuarios/residentes/clientes: protocolos de saludo, manejo de quejas y reclamos.
* Comunicación en situaciones de emergencia (coordinación con módulo de emergencias).
* Comunicación Escrita Efectiva (Básica):
* Claridad, concisión y cortesía en correos electrónicos.
* Estructura básica de memos o comunicados internos.
* Importancia de la ortografía y gramática.
* Adaptación del Estilo de Comunicación:
* Consideraciones al comunicarse con diferentes perfiles (ej. un residente molesto, un colega, un proveedor, un directivo).
* Comunicación intercultural básica (si aplica).
* Registro y documentación: cuándo y cómo registrar comunicaciones importantes.
* Role-playing y estudios de caso aplicando los contenidos del módulo a situaciones reales del entorno. |
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Al finalizar el módulo, los participantes serán capaces de:
Comprender el Mercado y Definir su Valor:
Analizar el mercado de administración de condominios, identificando tendencias, necesidades de las comunidades y perfiles de la competencia.
Definir su Propuesta Única de Valor (PUV) como administrador, destacando los diferenciadores y beneficios que ofrece a las comunidades.
Segmentar el mercado para identificar los tipos de comunidades que mejor se ajustan a su perfil y oferta de servicios.
Construir una Marca Profesional Sólida:
Desarrollar los elementos clave de su marca personal y profesional (nombre, imagen, mensaje) que transmitan confianza, experiencia y profesionalismo.
Establecer una presencia online coherente y profesional que respalde su reputación.
Aplicar Estrategias de Marketing Digital:
Utilizar herramientas digitales básicas (sitio web/landing page, perfil en Google My Business, redes sociales profesionales) para generar visibilidad y atraer prospectos.
Comprender los fundamentos del marketing de contenidos para posicionarse como experto y aportar valor a potenciales clientes.
Identificar oportunidades para publicidad online local (si aplica).
Implementar Estrategias de Marketing Relacional y Tradicional:
Desarrollar habilidades de networking para construir una red de contactos con Comités de Administración, desarrolladoras y otros actores clave.
Implementar un sistema para generar y gestionar referidos de clientes satisfechos y contactos profesionales.
Utilizar material de marketing offline (tarjetas, folletos) de manera efectiva.
Elaborar Propuestas de Servicio Persuasivas:
Estructurar y redactar propuestas de servicios de administración claras, profesionales y personalizadas que respondan a las necesidades específicas de cada comunidad prospecto.
Presentar sus servicios de forma convincente, enfocándose en los beneficios y soluciones que aporta.
Manejar objeciones comunes y desarrollar habilidades básicas de negociación para el cierre de acuerdos. |
Módulo 1: Fundamentos del Marketing para Servicios de Administración de Condominios
* Introducción al marketing: conceptos clave y su aplicación en servicios.
* El "servicio" de administración: ¿Qué vendes realmente? (Tranquilidad, eficiencia, transparencia, valorización del inmueble, convivencia).
* Análisis del mercado actual en Chile:
* Tipos de comunidades (residenciales, oficinas, mixtas; nuevas vs. antiguas; grandes vs. pequeñas).
* Necesidades y "dolores" comunes de los Comités de Administración y copropietarios (gastos comunes, mantenciones, conflictos, comunicación).
* Análisis de la competencia: ¿Quiénes son? ¿Qué ofrecen? ¿Cómo se promocionan?
* Investigación de mercado básica: cómo conocer a tu cliente ideal (Comité de Administración).
* Ética en la promoción de servicios de administración.
Módulo 2: Definiendo tu Propuesta Única de Valor (PUV) y Marca Profesional
* ¿Qué te hace diferente? Identificando tus fortalezas:
* Experiencia (años, tipos de comunidades).
* Especialización (ej. condominios con muchas amenidades, condominios con problemas financieros).
* Uso de tecnología (software de administración, comunicación digital).
* Transparencia en la gestión.
* Habilidades de comunicación y resolución de conflictos.
* Red de proveedores confiables.
* Construcción de tu PUV: el mensaje claro de por qué una comunidad debería elegirte.
* Desarrollo de tu Marca Personal y Profesional:
* Nombre comercial (si aplica) y logotipo básico.
* Imagen profesional (vestimenta, fotografía profesional).
* Tono y estilo de comunicación.
* La importancia de la credibilidad y la confianza.
Módulo 3: Estrategias de Marketing Digital para Administradores
* Presencia Online Esencial:
* Sitio Web Profesional o Landing Page:
* Secciones clave: Quién soy/somos, Servicios (detallado), Propuesta de Valor, Testimonios (cruciales), Blog (opcional pero recomendado), Contacto claro.
* Diseño limpio, profesional y adaptado a móviles.
* Google My Business (Perfil de Negocio en Google):
* Optimización para búsquedas locales (ej. "administrador de condominios en Viña del Mar").
* Recopilación de reseñas y respuesta.
* Marketing de Contenidos (Básico):
* Ideas para un blog: consejos sobre gestión de gastos comunes, mantenimiento preventivo, normativas de copropiedad, mejora de la convivencia.
* Publicaciones en LinkedIn compartiendo expertise.
* Objetivo: Aportar valor y posicionarse como referente.
* Redes Sociales Estratégicas:
* LinkedIn: Perfil profesional completo, conectar con miembros de comités, administradores de edificios, abogados de copropiedad. Participar en grupos relevantes.
* Otras redes (Facebook, Instagram): Considerar si se puede generar contenido de valor y profesional (evitar un enfoque demasiado informal). Quizás para mostrar un "lado humano" o logros (con discreción y permiso).
* Email Marketing (Introducción):
* Construir una base de datos de contactos (con permiso).
* Envío de newsletters periódicas con información útil (no solo promocional).
* Publicidad Online (Nociones):
* Google Ads para búsquedas locales (si el presupuesto lo permite).
* Publicidad en LinkedIn dirigida a perfiles específicos.
Módulo 4: Marketing Relacional, Networking y Estrategias Offline
* El Poder del Networking:
* Identificar eventos clave: ferias inmobiliarias, charlas sobre copropiedad, reuniones de asociaciones de administradores (como AGACECH u otras locales).
* Cómo prepararse para un evento de networking: elevator pitch, objetivos claros.
* Seguimiento post-evento.
* Generación de Referidos:
* Fomentar activamente que clientes actuales satisfechos te recomienden.
* Establecer relaciones con profesionales complementarios: corredores de propiedades, abogados especialistas en copropiedad, contadores, empresas de mantenimiento, conserjes.
* Material de Marketing Offline:
* Tarjetas de presentación profesionales y actualizadas.
* Folletos o dípticos con resumen de servicios y PUV (para entregar en reuniones o dejar en puntos estratégicos con permiso).
* Participación Comunitaria (si es posible):
* Ofrecer charlas gratuitas o talleres informativos a comunidades sobre temas de su interés (ley de copropiedad, eficiencia energética, etc.) como forma de darse a conocer.
* Alianzas estratégicas con desarrolladoras inmobiliarias para administrar nuevos proyectos.
Módulo 5: Elaboración de Propuestas de Servicio y Proceso de "Venta"
* El primer contacto: la importancia de la escucha activa para entender las necesidades y problemas de la comunidad.
* Estructura de una Propuesta de Servicios Ganadora:
* Carta de presentación personalizada.
* Diagnóstico/Entendimiento de la situación actual y necesidades de la comunidad.
* Tu Propuesta de Valor: cómo tus servicios resolverán sus problemas y alcanzarán sus objetivos.
* Detalle de los servicios ofrecidos (ordinarios y extraordinarios).
* Plan de trabajo inicial / Transición (si cambian de administrador).
* Honorarios: estructura clara y transparente.
* Tus credenciales: experiencia, formación, testimonios, referencias.
* Llamada a la acción y próximos pasos.
* Presentación de la Propuesta:
* Presencial (idealmente) o virtual.
* Enfoque en beneficios, no solo características.
* Lenguaje claro y adaptado al Comité de Administración.
* Manejo de Objeciones Comunes: (Precio, falta de experiencia con "nuestro tipo" de comunidad, "todos los administradores son iguales").
* Técnicas básicas de negociación y cierre.
* Seguimiento profesional post-presentación.
Módulo 6: Manteniendo el Impulso: Fidelización y CRM Básico
* La importancia de un excelente servicio a las comunidades actuales como la mejor herramienta de marketing (testimonios, casos de éxito, referidos).
* Breve introducción a herramientas de CRM (Customer Relationship Management) gratuitas o de bajo costo para gestionar contactos, prospectos y seguimientos.
* Solicitud de testimonios y referencias de forma sistemática. |
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Al finalizar el módulo, los participantes serán capaces de:
Preparar Estratégicamente la Negociación:
Analizar la información del prospecto (comunidad) para identificar sus necesidades clave, "puntos de dolor" y posibles objeciones antes de la reunión de negociación.
Definir objetivos claros para la negociación, incluyendo el alcance de servicios deseado, honorarios y condiciones mínimas aceptables (BATNA - Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado).
Preparar una presentación de servicios y una propuesta base que sirva como punto de partida flexible para la discusión.
Conducir Reuniones de Negociación de Alto Impacto:
Establecer un ambiente de confianza y profesionalismo durante las reuniones con el Comité de Administración.
Presentar su propuesta de valor y servicios de manera persuasiva, adaptándola a las necesidades específicas identificadas en la comunidad.
Utilizar técnicas de escucha activa y comunicación asertiva para guiar la conversación y comprender a fondo las expectativas del Comité.
Aplicar Técnicas de Negociación y Manejo de Objeciones:
Aplicar principios de negociación basada en intereses (ganar-ganar) para discutir y acordar el alcance de los servicios, los honorarios y otros términos contractuales.
Manejar eficazmente las objeciones comunes (precio, experiencia específica, alcance de los servicios) con argumentos sólidos y basados en valor.
Identificar señales de cierre y guiar el proceso hacia un acuerdo.
Formalizar Acuerdos Conforme a la Normativa Vigente (Ley 21.442):
Comprender y explicar los elementos esenciales de un contrato de prestación de servicios de administración bajo la Ley 21.442, incluyendo las responsabilidades del administrador y del Comité.
Asegurar que el contrato refleje claramente los acuerdos alcanzados, protegiendo los intereses de ambas partes y cumpliendo con la legislación.
Gestionar el proceso de firma y formalización del contrato, incluyendo la verificación de la inscripción en el Registro Nacional de Administradores de Condominios.
Gestionar la Transición e Inicio del Servicio:
Establecer expectativas claras sobre el proceso de transición y los primeros pasos de la administración.
Planificar y comunicar un plan de trabajo inicial para los primeros 30-90 días de gestión. |
Módulo 1: Preparación Estratégica para la Reunión de Negociación
* La mentalidad del administrador como gestor de su negocio: de la operación a la estrategia comercial.
* Investigación y análisis del prospecto (Comunidad y su Comité):
* Repaso de información obtenida en fases previas (marketing, primer contacto).
* Identificación de posibles "influenciadores" y "tomadores de decisión" en el Comité.
* Anticipación de necesidades específicas y posibles "puntos de dolor" (financieros, operativos, de convivencia, legales).
* Definición de Objetivos de Negociación:
* Servicios mínimos y óptimos a ofrecer.
* Rango de honorarios aceptable (límite inferior y superior).
* Condiciones contractuales no negociables y flexibles.
* Establecimiento de tu BATNA (Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado).
* Preparación de la Propuesta de Servicios como herramienta de negociación:
* Estructura flexible para adaptarse durante la reunión.
* Argumentos de valor para cada servicio ofrecido.
* Material de apoyo (casos de éxito resumidos, testimonios anónimos si es ético, plan de transición tipo).
Módulo 2: Conducción Efectiva de la Reunión de Presentación y Negociación
* Creación de un clima de confianza: puntualidad, presentación personal, lenguaje corporal.
* Inicio de la reunión: agenda, objetivos, tiempo disponible.
* Presentación persuasiva de la Propuesta Única de Valor y los servicios:
* Enfocada en cómo se resuelven los problemas y se satisfacen las necesidades de esa comunidad en particular.
* Demostración de conocimiento de la Ley 21.442 y cómo se alinea el servicio.
* Uso de ejemplos concretos y relevantes.
* Escucha activa avanzada: identificar preocupaciones no verbalizadas, validar entendimiento.
* Preguntas estratégicas para guiar la conversación y descubrir información clave.
* Adaptación de la propuesta en tiempo real según la retroalimentación del Comité.
Módulo 3: Técnicas de Negociación y Cierre de Acuerdos
* Principios de la Negociación Basada en Intereses (Harvard Negotiation Project):
* Separar las personas del problema.
* Centrarse en intereses, no en posiciones.
* Inventar opciones de mutuo beneficio (flexibilidad en paquetes de servicios, formas de pago, etc.).
* Insistir en que los resultados se basen en algún criterio objetivo (tarifas de mercado referenciales, complejidad de la comunidad).
* Negociación del Alcance de los Servicios:
* Clarificar qué incluye y qué no incluye cada servicio.
* Valoración de servicios adicionales o "a la medida".
* Negociación de Honorarios:
* Presentar los honorarios con confianza, justificándolos por el valor entregado.
* Estrategias para responder a "es muy caro": desglose, comparación, enfoque en ROI (retorno de inversión) o ahorro de problemas.
* Concesiones estratégicas: saber qué ceder y a cambio de qué.
* Manejo de Objeciones Comunes:
* Técnicas para rebatir objeciones sin confrontar (ej. "Siento-Sentía-Encontré", preguntas aclaratorias).
* Transformar objeciones en oportunidades para destacar fortalezas.
* Identificación de Señales de Compra y Técnicas de Cierre (ej. cierre directo, cierre por alternativa, resumen de beneficios).
Módulo 4: El Contrato de Administración: Aspectos Clave bajo la Ley 21.442 y Formalización
* Importancia del Contrato Escrito y sus Elementos Esenciales (énfasis en Ley 21.442):
* Partes involucradas (Comunidad y Administrador – persona natural o jurídica).
* Detalle exhaustivo de los servicios contratados (ordinarios y extraordinarios).
* Honorarios: monto, periodicidad, forma de pago, condiciones de reajuste.
* Plazo del contrato, condiciones de renovación y causales de término anticipado (fundamental bajo la nueva ley).
* Obligaciones Específicas del Administrador según Ley 21.442: Rendición de cuentas documentada, manejo de la cuenta bancaria exclusiva del condominio, citación a asambleas, velar por el cumplimiento del reglamento, mantenciones, etc.
* Obligatoriedad de estar inscrito en el Registro Nacional de Administradores de Condominios (RNA) y su implicancia contractual.
* Responsabilidades del Comité de Administración.
* Manejo de fondos, seguros y garantías (si se pactan).
* Confidencialidad y protección de datos personales de los residentes.
* Revisión conjunta del borrador del contrato con el Comité: aclarar dudas, asegurar transparencia.
* Proceso de firma: quiénes deben firmar en representación de la comunidad, copias, legalización si es necesaria.
* Entrega de documentación de respaldo del administrador (certificado de inscripción en RNA, inicio de actividades SII, etc.).
Módulo 5: Gestión de Expectativas, Transición y Puesta en Marcha del Servicio
* Consolidación del acuerdo: resumen de los puntos clave y próximos pasos.
* Establecimiento de expectativas realistas para el inicio de la gestión:
* "No se pueden solucionar todos los problemas el primer día".
* Fases del proceso de toma de control y diagnóstico inicial.
* Plan de Transición (si aplica):
* Coordinación para la recepción de información y documentación del administrador anterior o del Comité (libros de actas, contratos de mantención, planos, BBDD de copropietarios, estado financiero).
* Comunicación oficial a los residentes sobre el cambio de administración.
* Plan de Puesta en Marcha (Primeros 30-60-90 días):
* Presentación formal a la comunidad (si no se ha hecho).
* Revisión exhaustiva de instalaciones, finanzas, contratos vigentes.
* Establecimiento/revisión de canales de comunicación con residentes y Comité.
* Definición de prioridades y un plan de trabajo inicial.
* Confirmación de la fecha de inicio efectiva de los servicios. |
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¡Excelente idea! Un módulo de "Análisis de Casos Reales" es increíblemente valioso porque permite aplicar todo el conocimiento teórico y las habilidades desarrolladas en los módulos anteriores a situaciones concretas, reflejando el día a día de un administrador de condominios.
Aquí te presento una propuesta de Objetivos Específicos y Contenidos para ese módulo, con un enfoque en los problemas cotidianos, comunes y los más graves, siempre bajo el prisma de la Ley 21.442 y el contexto chileno.
Módulo de Capacitación: Análisis de Casos Reales en la Administración de Condominios
Objetivo General del Módulo:
Que los participantes desarrollen habilidades de análisis crítico, toma de decisiones y resolución de problemas mediante el estudio y discusión de casos reales representativos de los desafíos cotidianos, comunes y graves que enfrenta un administrador de condominios, aplicando el marco legal vigente y las mejores prácticas de gestión.
I. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Al finalizar el módulo, los participantes serán capaces de:
Identificar y Diagnosticar Problemas:
Reconocer y desglosar los problemas centrales y secundarios presentes en escenarios complejos de la administración de condominios.
Analizar las causas raíz de los conflictos y situaciones problemáticas, considerando factores humanos, operativos, financieros y legales.
Aplicar el Marco Normativo y Conocimientos Técnicos:
Aplicar de manera práctica la Ley 21.442, el reglamento de copropiedad y otros conocimientos adquiridos (financieros, comunicacionales, de mantenimiento) al análisis de cada caso.
Identificar las responsabilidades y facultades del administrador, del Comité de Administración y de la Asamblea de Copropietarios en cada situación.
Desarrollar y Evaluar Soluciones Viables:
Proponer múltiples alternativas de solución para los problemas planteados, considerando su viabilidad, costos, beneficios y riesgos asociados.
Evaluar el impacto potencial de cada solución en la comunidad, en las finanzas del condominio y en el cumplimiento normativo.
Formular Planes de Acción y Estrategias de Prevención:
Estructurar planes de acción concretos para implementar la solución elegida, incluyendo estrategias de comunicación con los involucrados.
Proponer medidas preventivas y buenas prácticas para mitigar la recurrencia de problemas similares en el futuro.
Fortalecer el Juicio Profesional y la Toma de Decisiones:
Debatir y defender sus análisis y propuestas de solución en un entorno colaborativo, aprendiendo de las perspectivas de otros.
Priorizar acciones en función de la gravedad, urgencia e impacto de los problemas. |
Metodología General para el Análisis de Cada Caso:
Para cada caso presentado, se seguirá una estructura similar de análisis y discusión:
Presentación del Caso: Descripción detallada del escenario, antecedentes, partes involucradas, cronología de los hechos (si aplica).
Identificación del Problema(s) Central(es) y Secundario(s): ¿Cuál es el verdadero desafío? ¿Qué otros problemas se derivan?
Análisis de Causas Raíz: ¿Por qué surgió esta situación? (Factores contribuyentes).
Marco Legal y Normativo Aplicable: Artículos pertinentes de la Ley 21.442, Reglamento de Copropiedad del condominio (hipotético o real adaptado), otras normativas (laboral, municipal, sanitaria, etc.).
Identificación de Stakeholders y sus Intereses: Administrador, Comité, residentes afectados, residentes no afectados, proveedores, personal del condominio, etc.
Lluvia de Ideas: Posibles Cursos de Acción/Soluciones.
Evaluación de Alternativas:
Pros y Contras.
Impacto (financiero, legal, social/comunitario, operativo, reputacional).
Viabilidad (recursos, tiempo, aceptación).
Riesgos asociados a cada alternativa.
Propuesta de Solución y Plan de Acción Detallado: Justificación de la elección, pasos a seguir, responsables (hipotéticos), plazos, estrategias de comunicación.
Medidas Preventivas y Lecciones Aprendidas: ¿Qué se podría haber hecho diferente? ¿Cómo evitar que se repita?
A. Casos de Problemas Cotidianos y Comunes:
Caso 1: Gestión de Morosidad en Gastos Comunes.
Escenario: Un copropietario con historial de pagos irregulares acumula varios meses de deuda. El fondo de reserva se ve afectado. Hay quejas de otros residentes.
Análisis enfocado en: Estrategias de cobro extrajudicial y judicial bajo Ley 21.442 (cartas, convenios de pago, aplicación de intereses, corte de suministro eléctrico), comunicación con el deudor y el Comité, impacto en el presupuesto.
Caso 2: Conflictos por Ruidos Molestos y Mascotas.
Escenario: Quejas recurrentes sobre ladridos de un perro en horarios nocturnos y música alta de otro departamento. Los involucrados no llegan a acuerdo.
Análisis enfocado en: Rol de mediador del administrador, aplicación del Reglamento de Copropiedad, registro de incidentes, aplicación de multas (procedimiento), comunicación.
Caso 3: Uso Indebido de Estacionamientos y Áreas Comunes.
Escenario: Un residente utiliza constantemente el estacionamiento de visitas. Otro deja objetos personales en pasillos comunes.
Análisis enfocado en: Verificación del Reglamento, notificaciones, posibles sanciones, instalación de señalética o barreras físicas (si es aprobado).
Caso 4: Solicitudes de Mantenimiento Menores y Gestión de Proveedores.
Escenario: Goteo en una llave de área común, ampolleta quemada en un pasillo, cotización para pintar una reja. Un proveedor no cumplió con un trabajo anterior.
Análisis enfocado en: Priorización, proceso de cotización y selección de proveedores, supervisión de trabajos, manejo de garantías, comunicación de avances.
Caso 5: Dificultades en la Comunicación con el Comité o Residentes.
Escenario: Un miembro del Comité es poco colaborativo o da instrucciones contradictorias. Los comunicados del administrador no son leídos por la mayoría de los residentes.
Análisis enfocado en: Establecer canales de comunicación efectivos, actas de reunión, uso de plataformas digitales, estrategias para mejorar la participación e involucramiento.
B. Casos de Problemas Graves y de Alto Impacto:
Caso 6: Sospecha de Irregularidades Financieras / Malversación.
Escenario: Un miembro del Comité detecta movimientos extraños en la cuenta bancaria o una rendición de cuentas poco clara del administrador anterior (o actual, si se plantea como autocrítica o situación heredada).
Análisis enfocado en: Procedimiento de auditoría, recopilación de pruebas, denuncia (si aplica), comunicación a la Asamblea, responsabilidades legales (Ley 21.442), protección de fondos.
Caso 7: Falla Estructural o de Seguridad Mayor.
Escenario: Falla crítica en un ascensor que deja atrapados a residentes. Detección de una fuga de gas importante. Daños estructurales post-sismo leve.
Análisis enfocado en: Gestión de la emergencia, activación de protocolos, comunicación de crisis, coordinación con servicios de emergencia y proveedores especializados, seguros comprometidos, decisiones sobre reparaciones urgentes y costosas.
Caso 8: Conflicto Comunitario Agudo que Escala.
Escenario: Una disputa entre vecinos por límites de propiedad o uso de áreas comunes se vuelve violenta verbalmente, con amenazas. Implica denuncias cruzadas en Carabineros.
Análisis enfocado en: Rol del administrador y Comité como mediadores (hasta cierto punto), aplicación del reglamento, asesoría legal para la comunidad, límites de la intervención administrativa.
Caso 9: Incumplimiento Grave de la Ley 21.442 por parte del Administrador o Comité.
Escenario: No se realiza la rendición de cuentas anual. No se contratan seguros obligatorios. El administrador no está inscrito en el Registro Nacional. El Comité toma decisiones sin consultar a la Asamblea en materias que lo requieren.
Análisis enfocado en: Consecuencias legales para el administrador y el Comité, cómo regularizar la situación, rol de la Asamblea para exigir cumplimiento.
Caso 10: Daños por Desastres Naturales (Terremoto, Inundación).
Escenario: Un terremoto causa daños significativos en áreas comunes y algunas unidades. Se corta el suministro eléctrico y de agua.
Análisis enfocado en: Aplicación del plan de emergencia, evaluación de daños, activación de seguros, comunicación con los residentes, gestión de reparaciones prioritarias, coordinación de ayudas, manejo de fondos para la reconstrucción.
Caso 11: Impugnación de Acuerdos de Asamblea.
Escenario: Un grupo de copropietarios impugna judicialmente un acuerdo de asamblea alegando vicios en la citación o en el quórum.
Análisis enfocado en: Revisión del procedimiento de citación y celebración de la asamblea (según Ley 21.442), validez de los acuerdos, defensa de la comunidad, posibles consecuencias.
Caso 12: Recepción de un Edificio Nuevo con Múltiples Fallas de Postventa.
Escenario: El administrador es contratado para un condominio recién entregado por la inmobiliaria, y empiezan a surgir numerosas fallas constructivas en áreas comunes y unidades.
Análisis enfocado en: Gestión de garantías con la inmobiliaria, organización de los reclamos de los propietarios, peritajes técnicos, plazos legales, comunicación con la comunidad. |
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