1. **Introducción a la Gestión de Mantención en Condominios**
1.1. Importancia de la mantención preventiva y correctiva
1.2. Desafíos comunes en la gestión de mantención
1.3. Objetivos de la charla: Presupuesto y Contratación Eficiente
1.4. Transparencia y Eficiencia como pilares fundamentales
2. **Elaboración y Control del Presupuesto de Mantención**
2.1. Fundamentos del Presupuesto de Mantención
2.1.1. ¿Qué es un presupuesto de mantención y por qué es crucial?
2.1.2. Tipos de costos de mantención (fijos, variables, imprevistos)
2.2. Estimación de Costos de Mantención
2.2.1. Metodologías de estimación (histórica, por componentes, por expertos)
2.2.2. Desglose de costos:
2.2.2.1. Mano de obra (interna vs. externa, salarios, beneficios)
2.2.2.2. Repuestos y materiales (gestión de inventario, proveedores)
2.2.2.3. Servicios externos especializados (ascensores, piscinas, seguridad, jardinería)
2.2.2.4. Costos indirectos y administrativos (supervisión, seguros específicos)
2.2.2.5. Fondo para imprevistos y emergencias
2.3. Elaboración del Presupuesto Anual
2.3.1. Ciclo de planificación presupuestaria (análisis, propuesta, aprobación)
2.3.2. Herramientas y plantillas para la elaboración (hojas de cálculo, software)
2.3.3. Consideraciones clave (inflación, vida útil de equipos, normativas, mejoras)
2.3.4. Aprobación por la asamblea de copropietarios y comunicación del presupuesto
2.4. Control y Seguimiento Presupuestario
2.4.1. Monitoreo de gastos vs. presupuesto (reportes periódicos, flujos de caja)
2.4.2. Identificación de desviaciones y análisis de causas
2.4.3. Acciones correctivas y ajustes presupuestarios (reprogramación, renegociación)
2.4.4. Indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la gestión presupuestaria
3. **Proceso de Licitación y Selección de Proveedores de Mantención**
3.1. Planificación de la Contratación de Servicios
3.1.1. Identificación de necesidades y alcance del servicio (diagnóstico)
3.1.2. Definición de requisitos técnicos y operativos (especificaciones)
3.1.3. Criterios de evaluación preliminares (experiencia, certificaciones, capacidad)
3.2. Diseño del Proceso de Licitación
3.2.1. Tipos de licitación (pública, privada, invitación directa, concurso)
3.2.2. Elaboración de las Bases de Licitación (Términos de Referencia - TDR / Request for Proposal - RFP)
3.2.2.1. Alcance detallado del servicio y entregables
3.2.2.2. Requisitos técnicos, legales y administrativos para los oferentes
3.2.2.3. Plazos, condiciones de entrega y vigencia de la oferta
3.2.2.4. Formato de presentación de ofertas (técnica y económica)
3.3. Convocatoria y Recepción de Ofertas
3.3.1. Publicación de la licitación y difusión a potenciales proveedores
3.3.2. Ronda de preguntas y aclaraciones (actas de aclaración)
3.3.3. Apertura de ofertas (garantizando transparencia y equidad)
3.4. Evaluación de Ofertas y Selección de Proveedores
3.4.1. Criterios de evaluación detallados (técnicos, económicos, experiencia, referencias, capacidad de respuesta)
3.4.2. Metodologías de puntuación y ponderación de criterios
3.4.3. Análisis comparativo de ofertas (cuadro comparativo técnico-económico)
3.4.4. Entrevistas, visitas a instalaciones y verificación de referencias
3.4.5. Informe de recomendación y decisión final por el comité o administración
4. **Aspectos Legales y Contractuales en la Contratación de Servicios**
4.1. Tipos de Contratos de Mantención
4.1.1. Contratos por tiempo determinado vs. indefinido
4.1.2. Contratos por servicio específico vs. mantención integral (full service)
4.1.3. Contratos a precio fijo, por unidad de obra o por administración (costo más margen)
4.2. Cláusulas Esenciales del Contrato
4.2.1. Objeto y alcance del servicio (detallado y sin ambigüedades)
4.2.2. Plazos, cronogramas y niveles de servicio (SLAs)
4.2.3. Precios, formas de pago, reajustes y condiciones de facturación
4.2.4. Garantías de servicio y cumplimiento (fianzas, retenciones)
4.2.5. Seguros obligatorios (responsabilidad civil, accidentes laborales, daños a terceros)
4.2.6. Penalidades por incumplimiento y bonificaciones por desempeño superior
4.2.7. Confidencialidad y protección de datos personales
4.2.8. Causales de terminación anticipada y procedimientos
4.2.9. Resolución de controversias (mediación, arbitraje, jurisdicción competente)
4.3. Gestión y Seguimiento del Contrato
4.3.1. Designación de un administrador de contrato (rol y responsabilidades)
4.3.2. Monitoreo del desempeño del proveedor y cumplimiento de SLAs
4.3.3. Reportes de servicio, actas de conformidad y reuniones periódicas
4.3.4. Modificaciones y adendas contractuales (procedimientos legales)
4.3.5. Evaluación de la satisfacción del servicio y feedback al proveedor
4.4. Renovación y Terminación de Contratos (procedimientos y consideraciones)
5. **Transparencia, Eficiencia y Mejores Prácticas en la Gestión**
5.1. Fomento de la Transparencia
5.1.1. Comunicación clara y oportuna con la comunidad de propietarios
5.1.2. Acceso a información presupuestaria y contractual (resumen ejecutivo)
5.1.3. Comités de mantención y participación de copropietarios
5.2. Optimización de la Eficiencia
5.2.1. Uso de tecnología (software de gestión de mantención - CMMS, plataformas de licitación)
5.2.2. Negociación efectiva con proveedores (estrategias de ganar-ganar)
5.2.3. Evaluación continua y mejora de procesos (ciclo PDCA)
5.2.4. Gestión de riesgos en la mantención
5.3. Ética y Prevención de Conflictos de Interés
5.3.1. Declaraciones de intereses
5.3.2. Códigos de conducta
5.4. Consejos para una Gestión Exitosa y Sostenible
6. **Conclusiones y Preguntas**
6.1. Recapitulación de los puntos clave para una gestión integral
6.2. Importancia de una gestión proactiva y estratégica
6.3. Espacio para preguntas y debate
1.1. Importancia de la mantención preventiva y correctiva
1.2. Desafíos comunes en la gestión de mantención
1.3. Objetivos de la charla: Presupuesto y Contratación Eficiente
1.4. Transparencia y Eficiencia como pilares fundamentales
2. **Elaboración y Control del Presupuesto de Mantención**
2.1. Fundamentos del Presupuesto de Mantención
2.1.1. ¿Qué es un presupuesto de mantención y por qué es crucial?
2.1.2. Tipos de costos de mantención (fijos, variables, imprevistos)
2.2. Estimación de Costos de Mantención
2.2.1. Metodologías de estimación (histórica, por componentes, por expertos)
2.2.2. Desglose de costos:
2.2.2.1. Mano de obra (interna vs. externa, salarios, beneficios)
2.2.2.2. Repuestos y materiales (gestión de inventario, proveedores)
2.2.2.3. Servicios externos especializados (ascensores, piscinas, seguridad, jardinería)
2.2.2.4. Costos indirectos y administrativos (supervisión, seguros específicos)
2.2.2.5. Fondo para imprevistos y emergencias
2.3. Elaboración del Presupuesto Anual
2.3.1. Ciclo de planificación presupuestaria (análisis, propuesta, aprobación)
2.3.2. Herramientas y plantillas para la elaboración (hojas de cálculo, software)
2.3.3. Consideraciones clave (inflación, vida útil de equipos, normativas, mejoras)
2.3.4. Aprobación por la asamblea de copropietarios y comunicación del presupuesto
2.4. Control y Seguimiento Presupuestario
2.4.1. Monitoreo de gastos vs. presupuesto (reportes periódicos, flujos de caja)
2.4.2. Identificación de desviaciones y análisis de causas
2.4.3. Acciones correctivas y ajustes presupuestarios (reprogramación, renegociación)
2.4.4. Indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la gestión presupuestaria
3. **Proceso de Licitación y Selección de Proveedores de Mantención**
3.1. Planificación de la Contratación de Servicios
3.1.1. Identificación de necesidades y alcance del servicio (diagnóstico)
3.1.2. Definición de requisitos técnicos y operativos (especificaciones)
3.1.3. Criterios de evaluación preliminares (experiencia, certificaciones, capacidad)
3.2. Diseño del Proceso de Licitación
3.2.1. Tipos de licitación (pública, privada, invitación directa, concurso)
3.2.2. Elaboración de las Bases de Licitación (Términos de Referencia - TDR / Request for Proposal - RFP)
3.2.2.1. Alcance detallado del servicio y entregables
3.2.2.2. Requisitos técnicos, legales y administrativos para los oferentes
3.2.2.3. Plazos, condiciones de entrega y vigencia de la oferta
3.2.2.4. Formato de presentación de ofertas (técnica y económica)
3.3. Convocatoria y Recepción de Ofertas
3.3.1. Publicación de la licitación y difusión a potenciales proveedores
3.3.2. Ronda de preguntas y aclaraciones (actas de aclaración)
3.3.3. Apertura de ofertas (garantizando transparencia y equidad)
3.4. Evaluación de Ofertas y Selección de Proveedores
3.4.1. Criterios de evaluación detallados (técnicos, económicos, experiencia, referencias, capacidad de respuesta)
3.4.2. Metodologías de puntuación y ponderación de criterios
3.4.3. Análisis comparativo de ofertas (cuadro comparativo técnico-económico)
3.4.4. Entrevistas, visitas a instalaciones y verificación de referencias
3.4.5. Informe de recomendación y decisión final por el comité o administración
4. **Aspectos Legales y Contractuales en la Contratación de Servicios**
4.1. Tipos de Contratos de Mantención
4.1.1. Contratos por tiempo determinado vs. indefinido
4.1.2. Contratos por servicio específico vs. mantención integral (full service)
4.1.3. Contratos a precio fijo, por unidad de obra o por administración (costo más margen)
4.2. Cláusulas Esenciales del Contrato
4.2.1. Objeto y alcance del servicio (detallado y sin ambigüedades)
4.2.2. Plazos, cronogramas y niveles de servicio (SLAs)
4.2.3. Precios, formas de pago, reajustes y condiciones de facturación
4.2.4. Garantías de servicio y cumplimiento (fianzas, retenciones)
4.2.5. Seguros obligatorios (responsabilidad civil, accidentes laborales, daños a terceros)
4.2.6. Penalidades por incumplimiento y bonificaciones por desempeño superior
4.2.7. Confidencialidad y protección de datos personales
4.2.8. Causales de terminación anticipada y procedimientos
4.2.9. Resolución de controversias (mediación, arbitraje, jurisdicción competente)
4.3. Gestión y Seguimiento del Contrato
4.3.1. Designación de un administrador de contrato (rol y responsabilidades)
4.3.2. Monitoreo del desempeño del proveedor y cumplimiento de SLAs
4.3.3. Reportes de servicio, actas de conformidad y reuniones periódicas
4.3.4. Modificaciones y adendas contractuales (procedimientos legales)
4.3.5. Evaluación de la satisfacción del servicio y feedback al proveedor
4.4. Renovación y Terminación de Contratos (procedimientos y consideraciones)
5. **Transparencia, Eficiencia y Mejores Prácticas en la Gestión**
5.1. Fomento de la Transparencia
5.1.1. Comunicación clara y oportuna con la comunidad de propietarios
5.1.2. Acceso a información presupuestaria y contractual (resumen ejecutivo)
5.1.3. Comités de mantención y participación de copropietarios
5.2. Optimización de la Eficiencia
5.2.1. Uso de tecnología (software de gestión de mantención - CMMS, plataformas de licitación)
5.2.2. Negociación efectiva con proveedores (estrategias de ganar-ganar)
5.2.3. Evaluación continua y mejora de procesos (ciclo PDCA)
5.2.4. Gestión de riesgos en la mantención
5.3. Ética y Prevención de Conflictos de Interés
5.3.1. Declaraciones de intereses
5.3.2. Códigos de conducta
5.4. Consejos para una Gestión Exitosa y Sostenible
6. **Conclusiones y Preguntas**
6.1. Recapitulación de los puntos clave para una gestión integral
6.2. Importancia de una gestión proactiva y estratégica
6.3. Espacio para preguntas y debate