Normativa Laboral y Previsional del Personal

Presentado por: María

abogado

Introducción a la Normativa Laboral y Previsional en Condominios

Esta charla aborda las obligaciones laborales y previsionales en la administración de condominios. Se revisarán roles, deberes y documentación para una gestión eficiente y responsable del personal, asegurando el cumplimiento normativo.

Fundamentos de la Administración de Condominios

La administración de condominios implica la gestión de bienes comunes (necesarios para la existencia, uso y goce de las unidades, y otros), y la gestión de sus órganos: Asamblea de Copropietarios, Comité de Administración y Administrador (con sus funciones y responsabilidades). La correcta administración se apoya en instrumentos como el Libro de Actas, Libro de Novedades, Registro de Copropietarios y Reglamento de Copropiedad.

Definición de Condominio y Unidades

Un condominio son edificaciones o terrenos bajo copropiedad inmobiliaria. Las unidades son los inmuebles con dominio exclusivo para un copropietario.

Bienes de Dominio Común y su Gestión

Son bienes que pertenecen a todos los copropietarios. Su administración y mantenimiento es primordial, requiriendo a menudo contratar personal. Se clasifican en: necesarios para la existencia del condominio; para el uso y goce de unidades exclusivas; terrenos en sectores colectivos; bienes para recreación; y bienes determinados por el reglamento. El deber de cuidado recae en el administrador.

Órganos de la Administración del Condominio: Asamblea de Copropietarios

La Asamblea de Copropietarios es el principal órgano decisorio, integrado por los propietarios. Adopta acuerdos sobre el uso y mantención de bienes comunes. Delega funciones al Comité de Administración y al Administrador.

Órganos de la Administración del Condominio: Comité de Administración

Vela por el cumplimiento de acuerdos de la asamblea. Tiene mandato para conocer información relevante, tomar decisiones, impartir instrucciones al administrador, establecer reglas mínimas de uso de bienes comunes e imponer multas. La asamblea designa a sus miembros (número impar de 3 a 5).

Órganos de la Administración del Condominio: Administrador

Persona natural o jurídica designada por los copropietarios para administrar el condominio. Actúa según la ley, el reglamento y las instrucciones de la asamblea o el comité. Debe cumplir requisitos específicos, incluyendo capacitación en administración de condominios y normativa laboral.

Órganos de la Administración del Condominio: Subadministrador y Administrador Provisional

El Subadministrador gestiona sectores específicos del condominio, tomando decisiones sobre bienes comunes exclusivos. El Administrador Provisional, designado por autoridades para condominios sociales sin administrador, tiene las mismas funciones que un administrador regular por un plazo máximo de un año.

Instrumentos de la Administración: Libro de Actas y Libro de Novedades

Libro de Actas: Registra actas de asambleas, decisiones de copropietarios y acuerdos del comité. Libro de Novedades: Registra información relevante del condominio, reclamos y solicitudes de copropietarios. Ambos son clave para la gestión del personal.

Instrumentos de la Administración: Registro de Copropietarios y Reglamento de Copropiedad

El Registro de Copropietarios consigna información de propietarios, arrendatarios y ocupantes. El Reglamento de Copropiedad fija las normas del régimen administrativo, regulando el uso y administración de bienes comunes y las obligaciones del administrador y el comité.

Instrumentos de la Administración: Archivo de Documentos del Condominio

El archivo debe contener: reglamento de copropiedad, planes de emergencia, permiso de edificación, certificado de copropiedad, listado de proveedores, carpetas de ascensores e instalaciones, registro de copropietarios, actas de asambleas y Libro de Novedades. El administrador es responsable de su custodia y actualización.

Rol del Administrador y el Comité en la Gestión del Personal

El administrador, con acuerdo del comité (a menos que la asamblea delegue la facultad), contrata y finaliza contratos laborales del personal, cumpliendo la normativa vigente. El comité supervisa al administrador. La contabilidad debe detallar gastos de personal (incluyendo cotizaciones previsionales) como parte de los gastos comunes ordinarios. Se debe mantener actualizada la documentación laboral y previsional.

Designación y Requisitos del Administrador

El primer administrador lo designa el propietario del condominio (escritura pública). Para ser administrador (a título oneroso): licencia enseñanza media; curso de administración de condominios (incluyendo normativa laboral y previsional); inscripción en Registro Nacional (personas naturales); no tener condenas por delitos (Títulos VIII y IX, Libro Segundo Código Penal). Quienes ya ejercían antes de la ley tienen 18 meses para cumplir requisitos.

Funciones y Deberes del Administrador relacionados con el Personal

El administrador debe contratar y despedir personal (con acuerdo del comité), velar por el cumplimiento de normativas laborales, cuidar bienes comunes, gestionar mantenciones, representar a copropietarios en juicios laborales, y asegurar el pago de cotizaciones previsionales. El comité supervisa al administrador en estas funciones.

Contratación y Término de Relaciones Laborales

El administrador, con acuerdo del comité (a menos que la asamblea delegue la facultad), contrata y finaliza contratos laborales. Debe cumplir la normativa vigente: contratos, jornadas, remuneraciones, beneficios e indemnizaciones.

Aspectos Laborales Clave en Condominios: Contabilidad y Gastos de Personal

La contabilidad debe reflejar fielmente los gastos de personal (incluyendo cotizaciones previsionales) dentro de los gastos comunes ordinarios. La gestión de registros y documentación es crucial para la trazabilidad y rendición de cuentas. Se debe asegurar el pago oportuno de cotizaciones previsionales y cumplir con la normativa laboral vigente para una gestión eficiente y transparente.

Gestión de Registros y Documentación del Personal

El administrador debe mantener registros actualizados de personal, incluyendo contratos, remuneraciones y cotizaciones previsionales. La documentación debe incluir el Reglamento de Copropiedad, actas de asambleas, Libro de Novedades y el Registro de Copropietarios. El cumplimiento normativo protege al condominio y su personal.

Seguridad y Planes de Emergencia para el Personal

El plan de evacuación debe actualizarse anualmente, incluyendo a personas con discapacidad. El administrador y comité deben capacitar al personal y coordinar simulacros. El administrador debe mantener redes y sistemas de emergencia.

Aspectos Previsionales: Obligaciones de Cotización

Las cotizaciones previsionales del personal (administrador, conserje, etc.) son gastos comunes ordinarios. El administrador debe asegurar el pago oportuno. Los copropietarios contribuyen proporcionalmente a estos gastos. La morosidad afecta la capacidad del condominio para cumplir con sus obligaciones laborales y previsionales.

Manejo de Morosidad y Publicidad de Deudas

El administrador puede publicar situaciones de morosidad según las normas del condominio. Informará al comité sobre gestiones de cobro a morosos. En casos de morosidad de tres o más cuotas de gastos comunes, se puede suspender el servicio eléctrico, telecomunicaciones o calefacción.

Recaudación y Acreditación de Cotizaciones

Las AFPs manejan la recaudación y acreditación. El condominio, como empleador, debe asegurar el pago oportuno de cotizaciones previsionales del personal, incluyendo depósitos y aportes. La contabilidad debe reflejar estos pagos. Se deben mantener registros y evitar irregularidades para cumplir con la normativa.

Importancia de la Información y Cumplimiento Normativo

El cumplimiento normativo laboral y previsional es crucial para la estabilidad y reputación del condominio. Una gestión eficiente implica contabilidad transparente, registros adecuados, planes de emergencia, y pago oportuno de cotizaciones. La información precisa a organismos pertinentes (Secretaría Ejecutiva de Condominios, AFPs) es fundamental para evitar sanciones y asegurar el bienestar del personal.

Conclusión: Gestión Profesional y Transparente

La gestión eficiente de condominios exige transparencia contable, reflejando gastos de personal; una gestión documental rigurosa para trazabilidad; y planes de evacuación para la seguridad del personal. El cumplimiento de obligaciones previsionales y el pago oportuno de cotizaciones son cruciales para evitar sanciones. La capacitación del administrador es esencial para una gestión profesional y justa.

Cierre: Aplicación del Conocimiento Adquirido

Apliquen el conocimiento adquirido en la gestión del personal, asegurando el pago puntual de remuneraciones y cotizaciones previsionales. Mantengan una contabilidad transparente y registros actualizados. Prioricen la seguridad del personal con planes de evacuación y capacitación. El cumplimiento normativo genera un ambiente laboral justo y seguro.

Preguntas y Respuestas

La administración del condominio, a través del administrador (con acuerdo del comité), contrata y finaliza contratos de trabajadores. Debe asegurar el pago oportuno de cotizaciones previsionales, incluidas en los gastos comunes. La contabilidad debe ser transparente y actualizada. Se debe mantener un archivo de documentos completo, incluyendo planes de emergencia y registros del personal. El cumplimiento normativo protege al condominio y fomenta un ambiente laboral justo y seguro.

Fuentes

[1] Ley de Copropiedad Inmobiliaria
[2] Decreto que regula el deber de cuidado
[3] Ley que define copropietario hábil
[4] Artículo 23 de la Ley de Copropiedad
[5] Definición de gastos comunes ordinarios
[6] Reglamento sobre designación de administradores
[7] Norma sobre subadministraciones en condominios grandes
[8] Requisitos para administrador provisional
[9] Requisitos para registro de copropietarios
[10] Obligaciones del administrador respecto al archivo
[11] Modificaciones al reglamento de copropiedad
[12] Reglamento sobre el primer reglamento de copropiedad
[13] Facultades del comité y administrador según reglamento
[14] Designación del primer administrador
[15] Requisitos para administradores según Registro Nacional
[16] Plazo para capacitación de administradores antiguos
[17] Funciones del administrador
[18] Deberes del administrador y comité sobre personal
[19] Programa de mantención de redes
[20] Designación y remoción del administrador
[21] Contabilidad del condominio
[22] Obligaciones económicas de los copropietarios
[23] Plan de evacuación y responsabilidades
[24] Elaboración y actualización del plan de evacuación
[25] Entrega y observaciones a autoridades del plan
[26] Planillas de pago de AFPs
[27] Documentación de respaldo de recaudación AFPs
[28] Contabilización de cotizaciones en AFPs
[29] Excesos de cotización en AFPs
[30] Abono de excesos de cotización en AFPs
[31] Comisiones de AFPs
[32] Informes de recaudación de AFPs
[33] Irregularidades en recaudación de AFPs
[34] Información anual de cotizaciones impagas
[35] Información anual de cotizaciones impagas (repetida)
[36] Información a Secretaría Ejecutiva de Condominios
[37] Programas educativos municipales
[38] Cartolas de AFPs
[39] Cartolas de AFPs (repetida)
[40] Estado de Morosidad de AFPs
[41] Estado de Morosidad de AFPs (repetida)
[42] Estado de Morosidad de AFPs (repetida)
[43] Estado de Morosidad de AFPs (repetida)
[44] Certificado Reclamo Artículo 4° de la Ley N° 17.322
[45] Certificado Reclamo Artículo 4° de la Ley N° 17.322 (repetida)
[46] Boletín de Infractores a la Legislación Laboral y Previsional
[47] Información de AFPs sobre empleadores morosos

Glosario

Condominio: Edificaciones y/o terrenos acogidos al régimen de copropiedad inmobiliaria.
Bienes de Dominio Común: Bienes que pertenecen a todos los copropietarios.
Administrador: Persona natural o jurídica designada para administrar el condominio.
Comité de Administración: Órgano que vela por el cumplimiento de los acuerdos de la asamblea.
Gastos Comunes Ordinarios: Gastos relativos a la administración, mantención y uso de servicios colectivos.
Obligación Económica: Pago en dinero que debe efectuar el copropietario para cubrir gastos comunes.
Cotizaciones Previsionales: Aportes obligatorios para la seguridad social de los trabajadores.

Resumen de la Charla

Comprensión del marco legal: Administración de condominios, roles y responsabilidades del administrador y comité.
Gestión del personal: Funciones del administrador en contratación, término de contratos y cumplimiento normativo laboral.
Contabilidad y gastos: Registro preciso de gastos de personal, incluyendo cotizaciones previsionales, como parte de los gastos comunes.
Documentación y registros: Mantenimiento actualizado del archivo de documentos del condominio, incluyendo información del personal.
Seguridad y planes de emergencia: Implementación y actualización anual de planes de evacuación, incluyendo capacitación del personal.
Cumplimiento previsional: Pago oportuno de cotizaciones previsionales del personal y manejo adecuado de la morosidad.
Información y cumplimiento normativo: Entrega de información a la Secretaría Ejecutiva de Condominios y cumplimiento de los requisitos del Registro Nacional de Administradores.

Gracias por su atención

Consultas y próximos pasos.